Una de las claves del éxito es saber organizarse, planificar. No basta con rellenar los espacios de la agenda (hora vs actividad), se trata de conjugar las actividades a realizar, en un tiempo determinado y ver qué recursos necesito. Cuanto mejor organicemos y preparemos cada asunto, más posibilidad de dominio tendremos sobre ello.

En muchas ocasiones las personas funcionamos como un espejo, actuamos sin preparar los temas a trabajar, guiados por la supuesta experiencia, opiniones, percepciones y paradigmas de la gente que nos rodea. Este comportamiento, consciente o inconsciente, traslada al resto de personas una visión que para nosotros es clara, de dominio de la situación, pero sin embargo está distorsionada con la realidad.

Porque si es necesario organizarnos, resulta imprescindible hacerlo cuando nuestro trabajo, la actividad a realizar, va enfocada o dirigida a un equipo de trabajo (empresa, deportivo…) Si no lo hacemos bien, no rentabilizaremos todo el potencial de nuestra gente y, todavía peor, el equipo dejará de creer en su líder. La consecuencia es clara, el equipo no funcionará, por lo menos adecuadamente.

Organizarnos nos permite tener un plan, un camino con el recorrido que vamos a realizar, el cual nos posibilita visualizar las diferentes etapas por la que transcurre, el tiempo que nos hace falta, los recursos que vamos a necesitar y el progreso que tendremos. Esto es importante, no basta con organizar y trasladar las nociones a los equipos, sino también debemos controlar el proceso y evaluar por si hay algo que corregir. 

Soy de la opinión de que cuanto más y mejor organices las cosas, menos sorpresas tienes. Porque incluso nos interesa organizar las posibles desviaciones que se pueden tener o, si no se saben a priori, contemplar un espacio de tiempo para esas sorpresas que podamos tener.

Conviene mantener un equilibrio entre el exceso y defecto de planificación, puesto que todo plan es impreciso, realizar un plan perfecto es complicado. Tenemos que proponernos definir un camino a través del cual consigamos llegar al objetivo final que nos planteemos con la actividad a realizar.

Organizarse tiene diferentes ventajas, como es reducir el estrés o el agotamiento, puesto que nos permite tener la mente relajada al saber que todo está bajo control, favoreciendo la creatividad. Nos ayuda a gestionar el tiempo y en consecuencia nuestra productividad o rendimiento.

Termino con la matriz de Eisenhower. Sirve para organizar las tareas según su urgencia e importancia y podamos priorizar de manera efectiva el trabajo más importante.

Cuadrante 1: Urgente e importante (Hacer)

Tareas que requieren atención inmediata y de máxima prioridad. Tienen consecuencias inmediatas si no se hacen. Por lo tanto, debemos empezar por estas tareas.

Cuadrante 2: No urgente e importante (Decidir)

Tareas que apoyan objetivos a largo plazo y son estratégicas. Requieren tiempo y planificación para tener éxito.

Cuadrante 3: Urgente pero no importante (Delegar)

Tareas que hay que hacer rápidamente pero que contribuyen poco a alcanzar los objetivos a largo plazo. Suelen ser distracciones o peticiones sin importancia.

Cuadrante 4: No urgente no importante (Eliminar)

Tareas que no aportan ningún valor real y que pueden delegarse o eliminarse por completo. Son una pérdida de tiempo y deben evitarse.

Organizar las tareas o actividades diarias nos ayudará a no perder tiempo y mejorar nuestro bienestar, siempre que no se convierta en una obsesión por el control.